Kiertotaloutta toteuttavissa hankinnoissa panostetaan tuotteiden ja materiaalien pitkään elinkaareen: hankittavat tuotteet ovat laadukkaita, huollettavia ja korjattavia, ja tuotteiden elinkaaren loppupäässä on varmistettu materiaalien vastuullinen kierrätys.
Helsingissä on jo pitkään asetettu tuotteille niiden takuuta, huoltoa, korjattavuutta ja kestävyyttä parantavia kriteereitä. Tämän toimenpiteen tarkoituksena on varmistaa, että tuotteiden kestävyyttä lisäävien kriteerien käytöstä tulee oletustoimintatapa tuoteryhmissä, joissa kriteereillä on suuri vaikuttavuus. Kyseessä on jatkuva toimenpide, jonka puitteissa kartoitetaan vaikuttavimmat tuoteryhmät sekä kestävyyttä edistävät kriteerit ja viedään kriteerit järjestelmällisesti käyttöön näissä tuoteryhmissä. Apuna kriteerien käytön jalkauttamisessa on kaupungin vastuullisten hankintojen kriteeripankki, johon kriteerit kootaan työn edetessä.
Kaupunginkanslia kilpailutti uuden toimisto- ja julkitilakalusteiden puitesopimuksen kaupungin toimialojen, liikelaitosten sekä Konsernihankinta Oy:n käyttöön. Sopimus on tehty vuosille 2025-2028, sisältäen option vuodelle 2029.
Puitesopimuksessa on huomioitu kattavasti vastuullisuusasioita. Sopimukseen sisältyy ensimmäistä kertaa minimivaatimuksena, että toimittajalla on oltava valikoimissaan käytettyjä kalusteita, ja että tilaajalla on oikeus tilata toimittajalta myös käytettyjä tuotteita.
Uusiin kalusteisiin kohdistetut vaatimukset koskevat mm. kalusteiden kierrätysmateriaalien osuutta, varaosien saatavuutta ja korjattavuutta sekä haitallisten aineiden rajoittamista ja kieltoa.
Vaatimuksia on kohdistettu myös kuljetuksiin: kuljetuskaluston on oltava päästötasoltaan vähintään Euro 6-luokkaa. Lisäksi viimeistään 2 ensimmäisen sopimusvuoden jälkeen kaluston käyttövoiman on oltava uusiutuvaa HVO-dieseliä, sähköä, biokaasua tai fossiilivapaasti tuotettua vetyä. Toimittajilta edellytetään myös kuljetusten reittioptimointia.
Sosiaalisen vastuullisuuden osalta toimittajien on sitouduttava noudattamaan Helsingin kaupungin Code of Conduct -vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteita.
Kaupunginkanslian toteuttamissa yhteishankinnoissa on siirrytty kategoriaohjaukseen. Hankintojen kategoriaohjaus on lähestymistapa, joka keskittyy tuotteiden ja palvelujen ryhmittelyyn ominaisuuksiltaan samankaltaisiin ryhmiin eli kategorioihin ja näiden kategorioiden tehokkaaseen hallintaan mm. kilpailutuksissa ja sopimushallinnassa. Tavoitteena on säästöjen mahdollistaminen, laadun parantaminen sekä tehokkuuden ja asiakas- ja toimittajatyytyväisyyden lisääminen.
Tätä varten perustetut kategoriatiimit ovat aloittaneet työnsä syksyn aikana. Jokaisessa tiimissä on mukana vastuullisuusasiantuntija. Kategoriatyöskentely mahdollistaa kiertotalous- ja muiden vastuullisuusnäkökulmien huomioimisen paremmin jo hankintojen varhaisissa vaiheissa.
DIGI Helsinki Oy kilpailutti Helsingin kaupungin tietokoneet ja tabletit, näiden elinkaaripalvelut sekä erilaiset oheislaitteet ja tarvikkeet. Kilpailutuksessa huomioitiin entistä paremmin kiertotalous- ja vastuullisuusnäkökulmia.
Laitevaatimukset määriteltiin tukemaan laadukkaita, kestäviä laitteita. Tuotevalikoima määritettiin sellaiseksi, että laitteita löytyy useisiin eri käyttötarkoituksiin. Lähes kaikki laitteet ovat vesi- ja pölysuojattuja, minkä lisäksi osaan laitteista on saatavilla kova suojus. Työasemien ja kannettavien tietokoneiden akkujen kestolle asetettiin vähimmäisvaatimuksia. Työasemien osalta lisäpisteitä sai TCO- ja/tai EPEAT-sertifioiduista laitteista. Toimittajaa edellytettiin tarjoamaan tilaajalle kauden aikana myös hiilikompensoituja työasemia.
Toimittaja velvoitettiin ylläpitämään laitteiden puskurivarastoa. Tämä tarkoittaa sitä, että henkilön poistuttua kaupungin palveluksesta hänen käyttämänsä laite palautuu toimittajan puskurivarastoon, josta se kiertää edelleen seuraavalle käyttäjälle. Toimittajan on tarjottava asiakkaalle puskurivarastosta ensisijaisesti käytettyjä laitteita.
Sopimukseen sisällytettiin myös mahdollisuus hankkia sopimuskauden aikana tarpeen vaatiessa pieniä määriä työasemia ja tabletteja lyhyen käytön vuokralaitteina (esim. 3 kk, 6 kk, 9 kk tai 12kk).
Sopimukseen sisältyy lisäksi laitteiden takuun aikainen ja takuun ulkopuolinen huoltopalvelu.
Kilpailutusvaiheessa tarjoajilta edellytettiin ympäristösuunnitelmaa. Suunnitelmasta oli käytävä ilmi, miten tarjoaja pyrkii hankinnan kohteeseen liittyvässä toiminnassaan sopimuskaudella:
Ympäristösuunnitelmaa tarkastellaan ensimmäisessä sopimuskauden aikaisessa sopimuskatselmuksessa, minkä jälkeen toimittaja raportoi suunnitelman toteutumisesta sekä sen kehityksestä kerran vuodessa. Toimenpiteitä voidaan kehittää myös yhteistyössä tilaajan kanssa.
Mikäli elinkaarensa päähän tulevat laitteet päätyvät uudelleenkäyttöön kaupungin ulkopuolelle, toimittajan on suosittava toiminnassaan laitteiden toimittamista uudelleenkäyttöön vastuullisesti ja vain sellaisiin kohteisiin tai maihin, missä on toimivat järjestelmät teknologialaitteiden ISO 14001 -standardin mukaiselle kierrätykselle.
Toimittajan on varmistettava oman tai alihankkijoidensa toiminnan prosessien täyttävän jätelain (646/2011) ja Valtioneuvoston asetuksen sähkö- ja elektroniikkalaiteromusta (519/2014) vaatimukset. Toimittajalla tai tämän alihankkijalla on oltava käytössä ISO 14001 -standardin tai vastaavan mukainen sertifioitu prosessi kierrätykselle. Kierrätysraportointi on osa säännöllistä palveluraportointia.
Sopimuksen liitteeksi laadittiin vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteet (Code of Conduct). Toimittajan vastuulla on valvoa toimitusketjua ja varmistaa, että sopimuksen piiriin kuuluvat tuotteet valmistetaan olosuhteissa, jotka noudattavat em. vastuullisuuden vähimmäisvelvoitteita.